Elementos a considerar para elegir una solución de Comunicaciones y Colaboraciones Unificadas, CCUs.

Escalabilidad, integración, flexibilidad y simplicidad son los puntos clave a tener en cuenta en el proceso de toma de decisiones. No se trata sólo de sustituir una plataforma por una más nueva, se trata de crear “espacio de trabajo digital”. Estamos en 2015 y sin duda las comunicaciones y colaboraciones unificadas (UCC, CCU) no son un concepto nuevo. Pero a pesar de los últimos 10 años, a partir de la fecha de su primer lanzamiento en el mercado, estamos viendo de nuevo una clara dificultad para poner en marcha una estrategia CCU clara, especialmente en el segmento empresarial.

Sin embargo, algo parece moverse finalmente hacia una nueva fase de evolución. De hecho, como afirma un estudio realizado por Ovum: el 78% de los directores de compras indica que tiene un plan estratégico y el presupuesto asignado para al menos algunos componentes de CCU. Este cambio se debe probablemente al hecho de que las comunicaciones unificadas son vistas cada vez más como una oportunidad estratégica para muchas grandes empresas, una oportunidad, pero, al mismo tiempo, una presión sobre los tomadores de decisiones que tienen que demostrar la conveniencia en términos de ROI.

Las restricciones presupuestarias impuestas cada vez más a los departamentos de TI representan un obstáculo, sobre todo cuando los rendimientos de la inversión son difíciles de cuantificar debido a la naturaleza del software (tales como una mayor productividad individual o compartir mejor todos los recursos disponibles en la empresa). Y sobre todo, cuando la aplicación de estas soluciones tecnológicas impacta en toda la organización.

¿Cuáles deben ser, pues, los elementos que deben tenerse en cuenta para elegir una solución eficaz de CCUs?

En el momento en que decida adoptar una solución de CCU, los tomadores de decisiones deben considerar definitivamente cuatro puntos esenciales:

Escalabilidad. La solución óptima para las empresas de cualquier tamaño debe ser escalable, y por lo tanto, capaz de acompañarlos en su camino de crecimiento sin dañar la infraestructura de TI existente. Algo clave a recordar es que la escalabilidad de las soluciones ofrecidas por los distintos proveedores depende mucho de la capacidad y disponibilidad de la infraestructura que estos proveedores pueden poner a disposición de las empresas y en qué momento. En otras palabras, antes de elegir una solución de tecnología hay que evaluar la infraestructura que mejor la soporta.

Integración. Una solución de CCU eficiente debe estar realmente integrada y compartida por todas las diferentes tecnologías y/o equipos que ya están en la empresa, garantizando así la fuerte interoperabilidad en la propia empresa y con sus proveedores, socios y clientes.

Flexibilidad. Una solución flexible debe ser capaz de asegurar que la empresa adopta el grado justo de modularidad necesaria para apoyar la evolución del negocio, lo que permite, por lo tanto, una colaboración integrada entre el personal, los lugares y las bases de datos en el momento en que se necesita. Es por tanto fundamental que las compañías requieran de sus proveedores una infraestructura y solución como servicio que permita el uso de los servicios de forma flexible y fácilmente adaptable a múltiples necesidades de los empleados y a las aplicaciones empresariales.

Simplicidad en el proceso de migración. Una solución de CCU debe garantizar una migración sin problemas para proporcionar beneficios tanto en términos de rendimiento de la empresa como beneficios económicos del primer día de la ejecución. La migración de infraestructuras complejas requiere un cuidado diseño y un equipo de trabajo dedicado y capacitado para garantizar el mantenimiento de la continuidad de la operación a los clientes en las diversas tareas de la migración y la integración de las tecnologías.

Por último, no se trata simplemente de reemplazar una plataforma con otra más nueva, sino encontrar la mejor solución para las necesidades de negocio específicas y tener claros los objetivos de negocio. Comunicar principalmente con las nuevas herramientas de ayuda a la empresa para crecer en una transición natural al espacio de trabajo digital. Actualmente, según OVUM, un 36% tienen aplicaciones de CCU en sus instalaciones, pero administradas por terceros. Es un buen dato para proceder a una rápida integración y hay proveedores que pueden proporcionar plataformas de servicios integrados y CCUs que pueden ser los socios adecuados.