Claves para implementar la videoconferencia de alta definición

La videoconferencia permite conectar cara a cara y de forma instantánea con empleados, compañeros, socios, proveedores o clientes en cualquier lugar del mundo, demostrando el valor de la comunicación visual para establecer relaciones sólidas y consistentes. Si bien no tiene el propósito de sustituir por completo a los viajes de negocios, es evidente que permite prescindir de algunos de ellos, ahorrando tiempo y dinero a las empresas.

Gracias al desarrollo de la tecnología de alta definición (High Definition, HD), las comunicaciones por vídeo se han transformado considerablemente en los últimos años. Su calidad y simplicidad, unidas al crecimiento de las redes IP y a los precios atractivos de la videoconferencia, han dado un notable impulso al vídeo como herramienta de comunicación dentro de las empresas. A la hora de implementar una solución de videoconferencia, conviene tener en cuenta algunos aspectos:

1. Delimite sus necesidades. Hable con los usuarios para saber qué tipo de comunicaciones de vídeo necesitan realizar y cómo van a usarlo. A través de Internet pueden realizarse comunicaciones por vídeo one-to-one, pero son las soluciones de HD las que permiten convocar a personas ubicadas en distintos lugares a una reunión virtual de calidad y eficiente, casi como si se tratara de un encuentro cara a cara.

2. Conozca el contenido de las reuniones: número medio de participantes, si normalmente se va a compartir información/presentaciones, se necesitarán pizarras digitales, … y si los participantes accederán desde la misma oficina, son itinerantes o entrarán usando algún dispositivo móvil.

3. Compruebe los requisitos de ancho de banda. Para transmitir vídeo de alta definición, se necesitan al menos 768 Kbps de ancho de banda, pero también existen soluciones que consumen menos ancho de banda, sin renunciar a cierta calidad. Valore la posibilidad de priorizar el tráfico de la red corporativa mediante una VPN con calidad de servicio, una solución que resulta particularmente atractiva para muchas empresas.

4. Aproveche las comunicaciones unificadas. Algunos servicios de videoconferencia y telepresencia gestionada (Video as a Service, VaaS) se integran perfectamente con las comunicaciones unificadas, aportando una solución homogénea y fiable.

5. Proteja su inversión. Analice qué parte de sus sistemas informáticos puede reutilizarse, compruebe el coste de adquirir nuevos sistemas y ancho de banda y, calculadora en mano, valore la posibilidad de hacer un outsourcing del servicio.

6. Busque proveedores fiables e integrales. De esa forma, tendrá un único interlocutor que se hará cargo de los equipos, del servicio y del mantenimiento. Usted sólo tendrá que ocuparse de sacar el mejor partido de sus comunicaciones.

7. Pida una prueba. Antes de invertir en sistemas, hable con distintos proveedores, expóngales sus necesidades, pida presupuesto y solicite una prueba. Es la mejor forma de conocer el servicio.