Hacia la gestión de proyectos como servicio, PMO as a Service

Las TIC recortan cada vez más costes para ser más competitivos y ofrecer un servicio mejor pero con menos recursos. Ésta es una de las principales preocupaciones de los CIO en los 3 últimos años, además del alineamiento con el negocio y la agilidad para responder a sus clientes, según destaca un reciente estudio de ISACA.

Así mismo, ISACA y la Cloud Security Alliance han publicado un estudio en el que señalan el crecimiento en el nivel de madurez de los modelos cloud, lo que presentan como una tendencia irreversible que está cada vez más consolidada. En el estudio, se afirma que, a pesar de que el presupuesto de las áreas TIC se ha mantenido constante, la nube gana protagonismo y el presupuesto en XaaS (SaaS/ IaaS/PaaS /…) se incrementará más de un 20% en los próximos años. Además, el 51 % de las grandes empresas lo consideran ya una parte fundamental del mix del sourcing.

La adopción de cloud está contribuyendo al objetivo de contención de costes de las compañías de tecnologías TIC, lo que permite no sólo la externalización de las actividades que no son de núcleo de las empresas, sino también la variación de sus costes, pagando exclusivamente por el uso real de los servicios. Sin embargo, para conseguir mayores ahorros, las compañías TIC necesitan transformar sus procesos y ampliar los principios del cloud a otras dimensiones de las TIC.

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, Project Management Office), así como otros órganos de gestión implantados en las estructuras de todas las organizaciones TIC, no puede ser ajena a esta realidad. En este sentido, su principal reto consiste en convertirse en un elemento variable y escalable en función de las necesidades, una estructura flexible y ligera, de rendimiento fácilmente medible, interiorizando los principios de los modelos cloud y constituyendo servicios extremo-a-extremo. La meta se encuentra en la externalización total de la PMO a través de soluciones globales de “procesos + herramienta + servicio”.

Aprovechando un modelo estándar de gestión de proyectos, que esté basado en las mejores prácticas reconocidas de gestión de proyectos, que contribuyan a mejorar la eficacia de la gestión, será crítico para su éxito que el modelo esté basado en principios como la flexibilidad, el pragmatismo y un carácter ligero y mínimamente burocrático, huyendo de la tradicional personalización de los procesos, centrado exclusivamente en los procesos clave de la gestión de proyectos (alcance, presupuesto, planificación y riesgos) y en la medición de su rendimiento a través de métricas e indicadores.

1. Paquetizando dicho modelo sobre una herramienta de Project & Portfolio Management (PPM) que automatice los procesos, para incrementar así la eficiencia. La adopción de herramientas en la nube permite incorporar rápidamente un modelo automatizado, asumiendo menores costes de implantación y variando el coste de la operación, sin coste de oportunidad (sin inversión en software y hardware), evitando duros procesos de selección.

2. Convirtiendo en servicio la operación de la PMO y la administración de la herramienta. Una vez se dispone de unos procesos estándar automatizados sobre la herramienta PPM, la adopción de SLA se convierte en el elemento clave para gestionar el servicio que proporciona la PMO. Así se pueden añadir fácilmente estructuras de gestión en el caso de que se den proyectos con problemas, o ante aumentos coyunturales de la carga de proyectos, y viceversa. Asimismo, el reporting, las adaptaciones requeridas en la herramienta y cualquier otro elemento de la gestión de la PMO, se convierten en un componente variable, trasladando a la PMO los principios del modelo cloud.

En definitiva, los CIO se enfrentan no sólo a la variación del coste del software y hardware propia de los modelos cloud actuales, sino que tienen ante sí el reto de pagar por el uso real de los servicios de gestión, y de combinarlos con los modelos XaaS, creando servicios extremo-a-extremo, y logrando la externalización total de la PMO a través de soluciones globales de “procesos + herramienta + servicio”.